Pengertian Standar Operasional Mekanisme Dan Cara Sederhana Untuk Membuatnya

Daftar isi

• 01. Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur)
• 02. Sistematika Penyusunan Standar Operasional Prosedur Perusahaan
  
  • Kendala Penyusunan dan Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur
• 03. Format Standar Operasional Prosedur – SOP Perusahaan
  • #1. Narasi – Simple Step
  • #2. Narasi-Hierarchical
  • #3. Bagan alir / Flowchart
  • #4. Gambar / Graphic procedures
  • #5. Video
• 04. Langkah Membuat Standar Operasinal Prosedur Perusahaan
  
  • A. Langkah #1. Membentuk Tim Penyusun Standar Operasional Prosedur
  • B. Langkah #2. Penentuan Perencanaan Kegiatan
  • C. Langkah #3. Penyusunan Standar Operasional Prosedur
  • D. Langkah #4. Validasi Standar Operasional Prosedur/SOP
• 05. Pasca Penerapan/Implementasi Standar Operasional Prosedur Perusahaan
  
• 06. Contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan
  
• 07. Kesimpulan

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang disusun dengan baik dan dijalankan, dimonitor serta di-update secara konsisten dan disiplin sangat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi dan misinya.

Lalu, apa bekerjsama SOP itu dan bagaimana cara membuatnya?

Mari ikuti pembahasannya berikut ini…

 

01. Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur)

Apa pengertian SOP?

Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah sebuah dokumen pedoman dan panduan bagaimana MELAKUKAN suatu pekerjaan atau juga menggambarkan serangkaian arahan yang harus dilakukan.

Tujuan SOP yakni biar perusahaan sanggup berjalan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Setiap departemen/unit kerja di suatu perusahaan, institusi, atau organisasi sebaiknya mempunyai dan menerapkan SOP ( standard operating procedure: bahasa Inggris )

Contoh SOP kerja:

Divisi/bagian antara lain:

• Keuangan


• Marketing


• Kasir


• HRD


• Gudang


• K3


• Resepsionis


• Kearsipan


• Quality control


• Customer service


• Operator telepon


• Operator forklift


• Administrasi perkantoran


• Produksi

Jenis usaha, antara lain:

• Laundry


• Koperasi


• Bank


• Hotel


• Toko


• Bengkel


• Toko baju


• Instansi pemerintah


• Cafe


• rumah sakit


• organisasi sosial

 

02. Sistematika Penyusunan Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Bagaimana cara menciptakan standar operasional mekanisme (SOP)?

Langkah pertama untuk menciptakan SOP yakni melaksanakan pemetaan proses bisnis perusahaan.

Apa itu pemetaan proses bisnis perusahaan?

Proses yakni serangkaian kegiatan yang merubah input menjadi output.

Jadi, pemetaan proses bisnis adalah citra yang menjelaskan bagaimana langkah-langkah perusahaan menuntaskan atau memproses bisnisnya.

Untuk menciptakan SOP diharapkan kesepakatan menyeluruh dari seluruh elemen di perusahaan, instansi ataupun organisasi.

Kebutuhan akan proses yang lebih rapi, teratur, terdokumentasi, dan disiplin menjadi kebutuhan semua elemen perusahaan, tidak hanya pada elemen tertentu saja.

 

Kendala Penyusunan dan Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Ada sebuah ungkapan :

“Letakkan segala sesuatu pada tempatnya”

Artinya bagaimana sesuatu itu berada pada daerah yang tepat, maka akan berjalan dengan baik.

Perusahaan yang semenjak awal berdirinya sudah menerapkan SOP akan lebih gampang dalam menanamkan kedisiplinan mematuhi SOP yang sudah disusun dan disepakati bersama.

Demikian juga akan lebih gampang untuk melaksanakan perbaikan dan penambahan aspek SOP, lantaran semenjak awal sudah melaksanakan dokumentasi dengan baik.

Sedangkan penyusunan SOP di perusahaan yang sudah berjalan mempunyai tantangan yang menarik serta kerja keras.

Ada 4 hambatan yang seringkali dihadapi dalam proses penyusunan dan pelaksanan standar operasional prosedur, yaitu:

#1: Kendala organisasi

Kendala ini menyangkut struktur organisasi yang kompleks sehingga menciptakan sinkronisasi antara divisi mengalami hambatan lantaran adanya kepentingan masing-masing unit kerja.

Kendala ini sanggup juga disebabkan oleh hal-hal terkait dengan manajemen organisasi ibarat gaya kepemimpinan, struktur organisasi terlalu lebar, alur koordinasi panjang dan rumit, serta tradisi organisasi yang tidak kondusif.

#2: Kendala operasional

Kendala operasional perusahaan yakni hambatan yang menyangkut karakteristik customer, peraturan perundang-undangan yang berlaku, budaya perusahaan, dan tingkat kedewasaan organisasi.

#3: Kendala manajerial

Kendala manajerial yakni hambatan yang berkaitan dengan visi misi penyusunan dan pelaksanaan SOP, kebijakan dan peraturan perusahaan, kontrol, dan donasi dari semua pihak.

#4: Kendala personal

Kendala personal yakni hambatan yang menyangkut pegawai perusahaan dengan adanya SOP.

Ada dari pegawai yang menolak penerapan SOP lantaran menganggap mempersulit pekerjaan,.

Sebab lainnya yakni mereka belum memahami tujuan dan manfaat SOP, atau lantaran pegawai tidak mempunyai motivasi yang berpengaruh untuk berkembang ke arah yang lebih baik.

Oleh lantaran itu, harus ada dasar aturan penyusunan SOP, termasuk  penyusunan sop manajemen pemerintahan.

Selain itu diperlukan kesepakatan dan upaya yang sungguh-sungguh dari semua elemen perusahaan untuk menerapkan SOP yang telah disusun.

 

03. Format Standar Operasional Prosedur – SOP Perusahaan

SOP tidak mempunyai format yang baku namun mempunyai fungsi dan tujuan yang baku. Format SOP bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain.

Walaupun tidak mempunyai format yang baku, SOP mempunyai beberapa jenis bentuk yang sudah umum digunakan dalam organisasi atau perusahaan.

Bagaimana format standar operasional prosedur?

Ada beberapa format SOP yang sering digunakan secara luas, yaitu :

#1. Narasi – Simple Step

Format jenis ini cocok digunakan untuk mekanisme rutin yang sederhana, singkat, dan tidak terlalu membutuhkan banyak keputusan.

Atau untuk suatu kiprah dengan langkah kerja pendek, dan diulang-ulang.

Berikut ini teladan format SOP (Standar Operating Prosedur) dalam bentuk narasi wacana SOP Perencanaan Pembelian Komputer Kantor Yayasan:

1. Merencanakan pembelian Komputer untuk kantor dan mengisi lembar pengajuan dana yang disediakan oleh yayasan.


2. Kepala cuilan sarana prasarana mengadakan survey harga komputer.


3. Mengajukan dana untuk pembelian komputer ke manajer keuangan yayasan.


4. Jika disetujui, kepala cuilan sarana dan prasarana bersama staf ke sentra penjualan komputer untuk membeli komputer yang di inginkan.


5. Melakukan proses pembelian dan pembayaran


6. Membawa komputer ke kantor yayasan.


7. Memberikan laporan secara mulut dan tertulis mengenai dana untuk membeli komputer.


8. Laporan pembelian komputer diterima oleh yayasan.

Bila anda ingin tahu contoh-contoh SOP perusahaan dan bagaimana langkah-langkah untuk membuatnya, saran saya baca acuan tutorialnya di 4 Contoh SOP Perusahaan.

 

#2. Narasi-Hierarchical

Format ini digunakan untuk mekanisme yang cukup panjang namun tidak perlu banyak keputusan.

Format jenis ini untuk dua macam pengguna ; hebat dan pemula. Format ini memakai model hierarki untuk menjelaskan langkah kerja.

Bagi yang sudah berpengalaman, format ini sangat memudahkan lantaran dijelaskan dengan rinci. Biasa mereka hanya perlu membaca langkah besarnya saja.

Bagi pemula atau orang gres format ini juga sangat gampang dipahami lantaran SOP digambarkan dengan terang dan rinci. Bagi pemula perlu membaca langkah besar dan langkah-langkah kecilnya.

 

#3. Bagan alir / Flowchart

Contoh flowchart standar operasional prosedur

SOP jenis ini cocok untuk langkah-langkah kerja yang panjang dan melibatkan keputusan-keputusan.

Format diagram alir atau sering disebut flowchart digunakan untuk mekanisme yang membutuhkan banyak keputusan.

Format ini merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah proses dalam pembuatan atau pengambilan keputusan.

Format ini mempunyai simbol-simbol yang mempunyai arti dan makna tertentu yang menjelaskan setiap langkah dari prosedur.

 

#4. Gambar / Graphic procedures

SOP jenis ini cocok untuk menjelaskan langkah kerja yang panjang.

SOP jenis ini sanggup digunakan oleh pengguna dengan bergai bahasa ibu lantaran dalam SOP ini sanggup mengandung foto-foto seseorang sedang melaksanakan perkerjaan.

Bentuk SOP ini menambahkan grafik ataupun gambar yang sanggup membantu menyederhanakan mekanisme yang cukup panjang menjadi lebih singkat.

Gambar yang ditampilkan umumnya berfungsi untuk menawarkan ilustrasi kepada pembaca sehingga gampang dipahami.

 

#5. Video

SOP jenis ini cocok untuk pengoperasian teknis visual, dan sesuai untuk ragam bahasa.

SOP Video sanggup digunakan untuk menjelaskan langkah-langkah kerja bagi mereka yang lebih paham dengan melihat dari pada membaca.

 

04. Langkah Membuat Standar Operasinal Prosedur Perusahaan

Bagaimana langkah-langkah atau cara menciptakan SOP Perusahaan?

Secara garis besar ada 3 langkah untuk menciptakan SOP, yaitu :

A. Langkah #1. Membentuk Tim Penyusun Standar Operasional Prosedur

Penyusunan dan penerapan SOP memang harus diawali dengan kesepakatan bersama oleh seluruh pihak.

Setiap perusahaan mempunyai jenis dan bentuk SOP yang berbeda-beda. Tingkat kesulitannya pun sanggup berbeda-beda sesuai dengan bisnis prosesnya.

Penentuan tim khusus atau individu yang dipercaya untuk menyusun SOP sebaiknya diubahsuaikan dengan kompleksitas dan proses bisnis di perusahaan.

Bila pegawai perusahaan jumlahnya banyak dengan tingkat kompleksitas rendah, penyusunan SOP sanggup dilakukan dengan membentuk tim atau individu.

Bila pegawai perusahaan jumlahnya sedikit dengan tingkat kompleksitas rendah , penyusunan SOP sanggup dilakukan oleh individu yang kompeten dan mempunyai integritas tinggi.

Bila pegawai perusahaan jumlahnya banyak dengan tingkat kompleksitas tinggi, penyusunan SOP HARUS dilakukan oleh sebuah tim.

Sedangkan jika jumlah pegawai perusahaan sedikit dengan tingkat kompleksitas yang tinggi, maka penyusunan SOP dilakukan oleh sebuah tim.

Apabila sudah dibuat dan ditetapkan sebuah tim atau individu penyusun SOP, selanjutnya kiprah pertama dari tim atau individu yakni mengumpulkan data.

Selain itu yakni melaksanakan pengamatan, penilaian proses berjalan, analisis prosedur, benchmark, focus group discussion, hingga pencetakan dokumen SOP.

Selain itu ditetapkan juga jangka waktu pelaksanaan kiprah dari tim atau individu dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur.

 

B. Langkah #2. Penentuan Perencanaan Kegiatan

Perencanaan kegiatan tim penyusun perlu dilakukan biar proses penyusunan SOP berjalan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan dan menghasilkan SOP yang berkualitas.

Selain itu kinerja tim menjadi lebih terukur, memudahkan monitoring dan penilaian progres kerja tim penyusun.

Tugas lainnya yakni membagi pekerjaan dan tanggungjawab yang terang bagi anggota tim penyusun, serta akan  memudahkan alokasi dan efisiensi biaya.

Untuk detailnya sanggup dibuat time line-nya, dimana dalam time line tersebut berisikan waktu, job description tiap anggota dan sasaran tim.

Contohnya time schedule penyusunan Standar Operasional Prosedur berikut ini :

 

C. Langkah #3. Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Pada tahap ini, sanggup dibuat sub langkah-langkah sebagai berikut :

#1. Menetapkan Prosedur

Setelah tim penyusun SOP menciptakan perencanaan kegiatan, maka langkah berikutnya yakni menjalankan planning tersebut.

Agar sanggup memutuskan mekanisme yang akan dituangkan dalam format SOP, maka tiap anggota tim penyusun melaksanakan kiprah pengamatan yang teliti dan detail terhadap proses bisnis perusahaan.

Selama melaksanakan acara ini, setiap anggota tim akan menciptakan daftar rincian urutan proses yang ada ketika ini.

Selanjutnya dilakukan penilaian terhadap rincian urutan proses yang telah dibuat. Langkah selanjutnya yakni menuliskan prosedur-prosedur tersebut dari awal sampai selesai proses.

 

#2. Menetapkan Format SOP

Setelah langkah memutuskan mekanisme selesai, berikutnya yakni memilih format atau bentuk Standar Operasional Prosedur yang spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Walaupun tidak ada penetapan standar baku dalam memilih bentuk SOP, namun demikian ada elemen-elemen yang secara umum digunakan dalam menyusun SOP.

Berikut ini teladan elemen-elemen yang secara umum ada dalam sebuah SOP :

1. Tujuan, menjelaskan mengapa SOP dibuat.Misalnya: SOP ini dibuat untuk memandu cuilan Akuntansi Keuangan bagaimana melaksanakan pembayaran pembelian barang, disamping itu SOP ini disusun sebagai alat pantau dan alat pandu.

2. Ruang lingkup, mejelaskan cakupan SOP. MIsalnya: SOP ini meliputi proses pengajuan pembayaran pembelian barang sampai bukti pembayaran.


3. Tanggungjawab, menjelaskan siapa saja yang bertanggungjawab dalam proses pembayarab pembelian. Misalnya: Staff Administrasi pembelian bertanggungjawab terhadap kesiapan pengajuan pembayaran.


4. Ketentuan/Kebijakan, Aturan dan syarat-syarat yang harus dipatuhi ketika menjalankan SOP.


5. Definisi, menjelaskan singkatan, akronim, istilah yang digunakan dalam SOP. Misalnya : supplier, pembelian barang, syarat pembayaran.


6. Referensi, berisi rujukan yang sanggup digunakan apabila SOP tidak menawarkan panduan yang cukup.


7. Peralatan, menjelaskan instrumen, alat kerja, alat ukur apa saja yang digunakan, termasuk tipe.


8. Peringatan, menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melaksanakan pekerjaan terkait.


9. Prosedur, menjelaskan langkah-langkah bagaimana dan oleh siapa. Dapat berupa panduan sederhana sampai panduan rinci.


10. Lampiran, merupakan cuilan dari panduan yang oleh lantaran bentuk dan jumlahnya tidak sanggup dimasukkan dalam tubuh SOP. Lampiran sanggup juga berupa dokumen milik eksternal

Untuk header atau footer, beberapa atribut penting yang perlu dituliskan adalah:

1. Judul, berisi kata aktif memperlihatkan nama deskriptif sebuah SOP. Misalnya: SOP Pembayaran Pembelian Barang Dagangan.


2. Nama pembuata atau penyusun, memperlihatkan siapa yang menciptakan atau menyusun.


3. Tanggal berlaku, memperlihatkan masa aktif Standar Operasional Prosedur/SOP.


4. Nomor Dokumen SOP, menjukkan nomor identitas untuk memudahkan pengendalian.


5. Nomor revisi, memperlihatkan sudah berapa kali SOP direvisi.


6. Nomor halaman, menjukkan halaman ke berapa dari jumlah keseluruhan halaman. Misalnya: hal 1 dari 10 halaman.


7. Pengesahan, memperlihatkan bukti sah tidaknya SOP dengan adanya stempel, tandatangan dan tanda/bukti.

 

#3. Menyusun Draft Standar Operasional Prosedur/SOP

Setelah penentuan format SOP dilakukan maka tahap berikutnya yakni menyusun draft SOP. Dalam penyusunan draft SOP perlu memperhatikan kondisi perusahaan.

Draf awal SOP ini kemudian didiskusikan dan dimatangkan dengan seluruh elemen dan satuan kerja yang terlibat.

 

D. Langkah #4. Validasi Standar Operasional Prosedur/SOP

Pada langkah #4 ini sanggup dibagi-bagi lagi menjadi beberapa tahap, yaitu :

#1. Uji coba penerapan Standar Operasional Prosedur/SOP

Setelah tahap penyusunan draft awal SOP selesai, maka tahap atau langkah berikutnya yakni melaksanakan uji coba penerapan SOP.

Tahap uji coba ini harus dilakukan untuk mengetahui dampak dari penerapan SOP terhadap proses kerja.

Jika uji coba ini tidak dilakukan dikhawatirkan terjadi kesalahan atau penyimpangan yang tidak diperkirakan ketika penerapan Standar Operasional Prosedur/SOP.

Pertanyaanya perlu berapa usang masa uji coba SOP ini?

Penentuan usang waktu uji coba penerapan SOP harus menjadi perhatian khusus bagi tim penyusun Standar Operasional Prosedur/SOP.

Kenapa?

Karena uji coba yang dilakukan dengan waktu yang sempurna maka akan mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan baik teknis maupun non teknis.

 

#2. Evaluasi uji coba penerapan Standar Operasional Prosedur/SOP

Setelah dilakukan uji coba, selanjutnya yakni melaksanakan penilaian menurut data-data yang diperoleh dari uji coba.

Evaluasi ini harus dilakukan dengan teliti dan mendalam biar menemukan seluruh potensi kesalahan dan perbaikan yang harus dilakukan.

Sehingga nantinya SOP yang tersusun sanggup lebih akurat dan menghasilkan proses yang semakin efisien. Selanjutnya SOP disusun kembali dengan aneka macam perbaikan.

 

#3. Pengesahan dokumen Standar Operasional Prosedur/SOP

Dokumen SOP yang sudah disusun kembali dengan aneka macam perbaikan selanjutnya dicetak untuk kepentingan dokumentasi perusahaan.

Selanjutnya SOP akan disahkan oleh atasan atau jajaran manajemen untuk dilaksanakan sebagai panduan dalam menjalankan acara di perusahaan.

 

05. Pasca Penerapan/Implementasi Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Dokumen SOP yang telah disahkan selanjutnya akan digunakan oleh seluruh elemen perusahaan sebagai landasan dalam menjalankan aktivitas.

Dokumen SOP tersebut digunakan sebagai pedoman dan panduan utama dalam menjalankan acara perusahaan sehingga aktivitas-aktivitas tersebut sanggup berjalan dengan baik.

Jika terjadi kesalahan, SOP sanggup digunakan tools untuk menelusuri penyebab dan menemukan solusi perbaikan.

Namun demikian,  sebaik apapun SOP sebaiknya secara terus menerus perlu dilakukan peninjauan ulang dari waktu ke waktu.

Sehingga SOP tersebut akan menjadi SOP yang dinamis, yang  akan mengikuti perkembangan dan perubahan proses bisnis perusahaan.

 

06. Contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Berikut ini teladan Standar Operasional Prosedur Stock Opname :

Apa saja elemen yang terdapat pada standar operasional mekanisme stovk opname?

Berikut ini elemen-elemen yang terdapat pada Contoh SOP di atas:

1. Kolom keterangan standar operasional mekanisme yang terdiri dari Nomor Dokumen, Mulai berlaku, Jumlah Halaman SOP, Jumlah Revisi dan Tanggal Revisi.


2. Kolom Judul SOP yang terdiri dari Judul SOP, Logo dan Nama Perusahaan.


3. Kolom Rincian SOP yang terdiri dari Tujuan, Alat dan Bahan, Pihak Terkait dan Prosedur.


4. Kolom Pengesahaan SOP yang terdiri dari pembuat, pemeriksa dan

Contoh lain sanggup Anda lihat di Contoh SOP Studi Kelayakan Bisnis.

 

07. Kesimpulan

Penyusunan dan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur perusahaan yakni bentuk konkret dari sistem keuangan yang dijalankan sebuah perusahaan atau organisasi.

Bila kita sebagai pemilik perusahaan, karyawan, dan pihak yang berkemauan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan, upaya penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur menjadi sebuah harga mati.

saya yakin anda niscaya menginginkan perusahaannya maju dan berdampak luas bagi perbaikan kehidupan yang lebih baik.

Pilihan ada di tangan Anda….

Jika Anda ingin mengetahui teladan lain SOP perusahaan untuk divisi finance beserta perangkat pelaksanaan SOP, pribadi saja ke di Accounting Tools & SOP Keuangan.

Demikian pembahasan wacana seluk beluk Standar Operasional Prosedur dari pengertian sampai teladan SOP.

Apabila ada yang akan ditambahkan maupun pertanyaan, silahkan..

Terima kasih

***

Sumber https://manajemenkeuangan.net

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: