4 Pola Sop Untuk Meningkatkan Pelayanan Bisnis, Mana Yang Sudah Anda Terapkan?
Daftar isi
Standar Operasional Prosedur / Standard Operating Procedure (SOP) sangat vital bagi sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi. SOP menjadi tolak ukur bagi kegiatan bisnis perusahaan.
Dan kali ini saya sajikan 4 contoh SOP perusahaan beserta contoh dan langkah-langkah cara membuatnya.
Empat Standar Operasional Prosedur ini sangat penting keberadaannya untuk mendukung kegiatan perusahaan dalam upaya mencapai tujuan, visi dan misinya.
Langsung saja dimulai…
01. Sekelumit Tentang Empat Contoh SOP Perusahaan Ini
Mengapa perusahaan perlu menciptakan standar operasional mekanisme (SOP)?
Sebuah perusahaan akan menjadi kuat dengan bisnisnya bila menjalankan standar operasional mekanisme yang TEPAT.
Sejenak saksikan klarifikasi singkatnya pada video pendek berikut ini:
Sudah terperinci kan, alasan mengapa perusahaan membutuhkan SOP? Okay mantap!
Dilanjukan ya…
Kali ini saya menyajikan 4 contoh SOP perusahaan, yaitu:
#01. Contoh SOP perusahaan perihal internal audit
SOP internal audit ialah sebuah standar operasional mekanisme untuk melaksanakan audit dan inspeksi serta penilaian terhadap sistem operasi perusahaan dalam semua aspeknya.
#02. Contoh SOP perusahaan perihal penanganan produk kadaluarsa
Standar Operasional Prosedur perusahaan ini merupakan sebuah mekanisme yang disusun untuk menangani produk kadaluarsa dan mendekati kadaluarsa.
#03. Contoh SOP perusahaan perihal komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan.
SOP ini dibentuk oleh perusahaan sebagai mekanisme panduan yang menjadi contoh dari semua kegiatan perihal komplain, keluhan, dan laporan dari pelanggan
Ada pepatah menyampaikan bahwa “tak ada yang tepat di dunia ini”.
Demikian juga dengan produk dan jasa perusahaan, walaupun sudah direncanakan, dibuat, dan didistribusikan dengan matang, namun terkadang masih ada kekurangannya sehingga timbul komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan.
Oleh lantaran itu perusahaan perlu menciptakan standar operasional mekanisme untuk menanganinya.
#04. Standar Operasional Prosedur untuk Membuat SOP
Pada contoh ke-empat ini ialah panduan untuk menciptakan standar operasional mekanisme perusahaan, termasuk 3 standar mekanisme di atas.
Yuk Ikuti terus pembahasannya berikut ini…
02. Standar Operasional Prosedur Internal Audit
Apa itu SOP Internal Audit?
SOP Internal Audit ialah prosedur-prosedur standar yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan internal audit.
Untuk mempermudah dan sistematis pembahasan perihal Standar Operasional Prosedur (SOP) Internal Audit ini, pembahasan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:
- 1) cara menciptakan atau penyusunan SOP, dan
- 2) contoh SOP.
A. Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan Internal Audit
Untuk menciptakan SOP perusahaan, pertama kali yang harus disiapkan ialah memilih format SOP perusahaan.
Kita akan memakai format SOP perusahaan yang sederhana tapi cukup powerful, yaitu kombinasi antara bentuk deskripsi dengan flowchart atau form/tabel sebagai tools dan untuk menjelaskan mekanisme kerja.
Kita akan membagi format SOP perusahaan yang sudah ditentukan menjadi 4 bagian, yaitu:
- 1) header,
- 2) isi utama,
- 3) disposisi, dan
- 4) klarifikasi mekanisme (lampiran).
Header
Seperti pada contoh-contoh SOP perusahaan sebelumnya, contohnya contoh SOP Kepuasan Pelanggan, cuilan header ialah identitas SOP perusahaan.
Hal-hal yang biasanya dicantumkan di cuilan header antara lain:
- nama dan logo perusahaan/entitas/organisasi/institusi,
- judul/nama SOP,
- nomor dokumen,
- tanggal berlaku,
- keterangan perbaikan, dan
- jumlah halaman.
Bagian utama: Isi
Bagian ini merupakan isi utama dari SOP perusahaan, terdiri dari:
Tujuan Penyusunan SOP Perusahaan:
Internal audit bertujuan untuk meng-evaluasi seluruh sistem operasi perusahaan dalam semua aspek yang sanggup mempengaruhi mutu produk dan sistem distribusi.
Internal audit bukan hanya untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang ada ,tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan mengatasi problem secara efektif.
Prosedur ini bertujuan biar sistem internal audit dapat:
- Mengevaluasi akomodasi distribusi dan operasinya apakah sesuai dengan aliran dan menemukan kekurangan yang harus diperbaiki.
- Melaksanakan internal audit teratur dan sistematis untuk mengevaluasi apakah semua aspek dalam operasi distribusi dan pengawasan mutu memenuhi aliran yang sudah ditetapkan perusahaan.
Cakupan:
Internal audit hendaklah meliputi aspek berikut ini:
- Manajemen mutu
- Personalia
- Bangunan dan Peralatan
- Dokumentasi
- Keluhan dan Penarikan Kembali Produk (Recall)
Tanggung Jawab:
Tim internal audit dipimpin oleh kepala tim dan bertanggung jawab melaksanakan internal audit perusahaan.
Prosedur:
- Siapkan jadwal dan area yang akan di-audit
- Tentukan tim yang akan melaksanakan internal audit
- Siapkan daftar periksa
- Catat semua temuan pada daftar periksa internal audit
- Kelompokkan temuan ke dalam tingkat kekritisan
- Buat laporan temuan dan rekomendasi planning perbaikan dan tindak lanjut
- Siapkan daftar dan planning perbaikan laporan internal audit dalam corrective and preventive action (CAPA).
- Tentukan time line (waktu yang diharapkan dalam pemenuhan CAPA) dan PIC temuan yang menjadi masalah.
- Bagikan laporan kepada kepala cuilan yang bersangkutan.
- Laporkan semuanya kepada kepala tim untuk dilakukan perbaikan.
- Cantumkan bukti perbaikan, kalau telah dilakukan perbaikan pada laporan internal audit dalam CAPA.
Lampiran:
Format Daftar Periksa Internal Audit (lihat di contoh SOP)
Format Laporan Internal Audit (lihat di contoh SOP)
B. Contoh SOP Perusahaan Internal Audit
Halaman #1:
Halaman #2:
Halaman #3:
Halaman #4:
Halaman #5:
03. Standar Operasional Prosedur Penanganan Produk Kadaluarsa
Contoh SOP perusahaan ketiga ialah perihal penanganan produk kadaluarsa.
SOP Penanganan Produk Kadaluarsa ialah standar mekanisme untuk menangani produk perusahaan yang sudah kadaluarsa.
Produk yang sudah kadaluarsa perlu ditangani secara baik, maka perlu dibentuk standar oprasional mekanisme sebagai aliran pelaksanaan penanganan produk kadaluarsa.
A. Format SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa
SOP Penanganan Produk Kadaluarsa susunannya terdiri dari:
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana menangani obat yang kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa.
Bahan/Alat
Data dan kartu stock
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Prosedur
Produk mendekati kadaluarsa:
- Lakukan stock opname minimal satu kali sebulan
- Pisahkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Simpan di cuilan depan rak penyimpanan.
- Catat produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Distribusikan ke cuilan operasional untuk ditindaklanjuti.
- Keluarkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa terlebih dahulu kalau ada penjualan.
Produk kadaluarsa:
- Pisahkan produk-produk yang kadaluarsa dari stok penjualan dan simpan di ruang karantina, dokumentasikan dan beri tanda “barang Exp. Date”.
- Catat produk-produk yang kadaluarsa.
- Buat informasi acaranya dan usulkan untuk pemindahan/penghapusan barang rusak.
- Buat informasi program pengembalian ke produsen, kalau produk sanggup dikembalikan (bila jenis perusahaan distribusi).
B. Contoh SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa
04. Standar Operasional Prosedur Penanganan Komplain
SOP Penanganan Komplain ialah dokumen mekanisme yang menjadi aliran pelaksanaan penanganan komplain pelanggan.
Komplain pelanggan harus cepat ditanggapi dengan tepat.
Penangan komplain pelanggan ialah salah satu jenis pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
Bila pelanggan merasa puas dengan pelayanan perusahaan pada balasannya akan besar lengan berkuasa baik terhadap penjualan dan perusahaan secara keseluruhan.
A. Format SOP Perusahaan Penanganan Komplain
Elemen-elemen utama dari standar operasional mekanisme (SOP) Penangan Klaim ialah sebagai berikut:
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana laporan keluhan ditangani dengan cepat.
Bahan / Alat
Laporan hasil pemeriksaan
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Prosedur
Sumber komplain dan keluhan:
- Komplain danKeluhan sanggup berasal dari pelanggan atau pihak lain dari luar atau dari dalam perusahaan
- Catat sumber keluhan: nama, alamat, dan keluhan yang disampaikan.
Laporan:
- Semua keluhan dan laporan disampaikan secara mulut atau tertulis melalui karyawan atau pribadi kebagian yang terkait yaitu gudang, pengiriman, dan pemasaran.
- Kejadian yang serius harus segera dilaporkan dalam waktu 24 jam dan dihentikan ditunda hingga keesokan harinya dengan memakai sarana informasi yang paling efektif antara lain: telepon, fax, email
- Laporan disampaikan dengan atau tanpa contoh produk.
Penanganan keluhan dan laporan
- Klasifikasi keluhan dan laporan menurut jenisnya, contohnya terkait mutu, pelayanan pengiriman atau penjualan.
- Keluhan dan laporan dari pelanggan harus ditangani oleh cuilan terkait (pemasaran, penjualan, dan gudang).
- Bagaian terkait segera mengirim laporan beserta contoh produk/ bila ada ke cuilan administrasi / logistik.
Tindak lanjut:
- Hasil penelitian dari cuilan administrasi mutu biar di bahas bersama dengan divisi pemasaran, cuilan penjualan, cuilan gudang dan logistik.
- Menjawab semua keluhan dan mengambil tindakan pencegahan atau pengamanan lain menyerupai perbaikan proses distribusi dan bila perlu penarikan kembali produk.
Dokumentasi:
- Semua keluhan harus didokumentasikan dan disimpan dengan baik.
B. Contoh SOP Perusahaan Penanganan Komplain
Perhatikan contoh SOP perusahaan perihal penanganan komplain berikut ini:
Halaman #1:
Halaman #2:
05. Standar Operasional Prosedur Membuat SOP
Untuk menciptakan SOP pun perlu dibuatkan panduannya, yaitu standar operasional mekanisme untuk menciptakan SOP.
Bagaimana langkah-langkah menyusun mekanisme untuk menciptakan SOP?
Berikut ini langkah-langkahmya…
A. Langkah-langkah menyusun Standar Operasional Prosedur Membuat SOP
Ruang lingkup Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP perusahaan akan menjelaskan baik juklak dan juknis pembuatan SOP.
Sebagai contoh, mekanisme standar penulisan jenis kalimat dan penomoran yang digunakan.
Bagaimana langkah-langkah menyusun Standar Operasional Prosedur Cara Membuat SOP perusahaan?
Secara umum ada 3 langkah untuk menciptakan Standar Operasional Prosedur Panduan Membuat SOP, yaitu:
#1: Membuat Header (Bagian Paling Atas) Standar Operasional Prosedur Cara Membuat SOP
Header SOP Cara Membuat SOP ialah identitas sebuah SOP (Standar Operasional Prosedur).
Bagian header terdiri dari:
- Logo dan Nama Perusahaan : Misalnya PT Berkah Jaya (disingkat BJ)
- Judul : Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP.
- Nomor Dokumen : contohnya BJ-SOP-01.01-BJ.01.04
- Mulai Berlaku : contohnya 01 April 2017.
- Revisi : contohnya 00, berarti belum pernah dilakukan revisi.
- Tanggal revisi : kosong.
- Halaman : contohnya 1 dari 3, berarti halaman 1 dari total 3 halaman.
Bila dilihat secara keseluruhan dan utuh, penampakan header SOP ialah menyerupai berikut ini :
#2: Menyusun Isi Standar Operasional Prosedur Cara Membuat SOP Perusahaan
Isi utama dari contoh SOP Cara Membuat SOP perusahaan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
A. Tujuan:
Menentukan suatu bentuk standar untuk penulisan SOP dan cara merivisinya.
B. Penanggung Jawab:
Penanggungjawab mengenai hal-hal yang berkaitan dengan SOP ialah penanggungjawab.
C. Prosedur:
SOP sebaiknya ditulis dengan kalimat aktif dan sesingkat mungkin dengan kata yang terperinci dan tegas.
Standar Operasional Prosedur sebaiknya dimulai dengan bagian-bagian berikut:
- Pengantar:
yang berisi nomor dokumen, tanggal mulai berlaku, revisi, tanggal revisi, judul, halaman, penyusun, pemeriksa, dan yang menyetujui SOP.
- Keterangan mengenai tujuan SOP:
Dalam menciptakan keterangan perihal tujuan SOP, sebaiknya memakai panjang paragraf standar.
- Hal ini dimaksudkan untuk menekankan kepada pelaksana atau pemakai dokumen bahwa mereka bertanggungjawab untuk memahami isi dan tujuan SOP bersangkutan.
- Pelaksana sanggup juga memperlihatkan setiap problem yang mungkin timbul dalam pelaksanaan SOP, baik kesalahan yang sanggup disebabkan lantaran hal yang kurang terperinci atau tidak konsisten yang terdapat dalam SOP.
- Contoh keterangan dalam SOP
Bila ada sesuatu dalam SOP ini yang tidak dimengerti atau tidak sanggup ditetapkan sesuai dengan yang tertulis.
Ssegera beritahukan kepada supervisor yang bersangkutan mengenai isyarat yang terperinci dan tepat perihal pelaksanaan operasional yang dimaksudkan.
- Penulisan
Dalam kondisi tertentu sebaiknya penanggungjawab mekanisme SOP terkait ditulis pada kolom terpisah, dibagian kanan pada teks dokumen.
Hal tersebut memungkinkan pertolongan tanggung jawab yang lebih spesifik dibandingkan dengan penulisan dalam pengantar umum.
- Penomoran
Penomoran SOP meunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan SOP.
Bidang SOP distribusi meliputi : Pengadaan produk
Pengeloaan Produk meliputi:
- penyimpanan,
- pemeriksaan,
- pemantauan,
- antisipasi dan penanganan, serta
- distribusi.
Contoh penomoran Standar Operasional Prosedur:
- Nomor 001 – 099 = SOP Penyesuaian perijinan, kelengkapan dan laporan keuangan.
- Nomor 100 – 199 = SOP pengelolaan dan penyaluran produk
- Nomor 200 – 299 = SOP Higiene dan Sanitasi
- Nomor 300 – 399 = SOP Tata kelola adm, kontrak kerjasama dan penanganan keluhan.
- Nomor 400 – 499 = Tata kelola produk tertentu / khusus.
- Nomor 500 – 599 = SOP tata kelola produk.
- Nomor 600 – 699 = SOP Inspeksi.
- Nomor 700 – 799 = Tata cara kalibrasi alat dan validasi sistem pengelolaan dan penyaluran produk.
- Nomor 800 – 899 = SOP Retur, ED, dan pemusnahan.
- Nomor 900 – 999 = SOP Pelatihan dan Sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja.
#3: Membuat Bagian Pengesahan dari Standar Operasional Prosedur Panduan Membuat SOP
Komponen-komponen yang ada dalam cuilan legalisasi ialah siapa yang membuat/menulis, siapa yang menilik dan siapa yang menandatangani Standar Operasional Prosedur Panduan Membuat SOP.
Data-data tersebut meliputi nama, jabatan dan paraf dari tiap-tiap orang yang terlibat. Format lengkapnya ialah sebagai berikut :
B. Contoh Standar Operasional Prosedur Membuat SOP
Jika bagian-bagian standar operasional mekanisme di atas digabungkan menjadi satu cuilan utuh, maka terbentuklah satu contoh SOP perusahaan untuk menciptakan SOP yang terdiri dari tiga halaman menyerupai berikut ini :
Contoh SOP Perusahaan untuk Membuat SOP – Halaman 01:
Contoh SOP Perusahaan untuk Membuat SOP – Halaman 02:
Contoh SOP Perusahaan untuk Membuat SOP – Halaman 03:
06. Kesimpulan
Demikian yang sanggup saya bagikan perihal 4 contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan, yaitu:
- Standar mekanisme untuk melaksanakan Internal Audit,
- Standar mekanisme untuk kegiatan Penanganan Produk Kadaluarsa,
- Standar mekanisme untuk kegiatan Penanganan Komplain
- Standar mekanisme untuk menciptakan SOP
Dan semua dilengkapi langkah-langkah untuk membuatnya. so sangat gampang untuk diikuti.
Semoga bermanfaat dan terima kasih.
***
Sumber https://manajemenkeuangan.net
0 Response to "4 Pola Sop Untuk Meningkatkan Pelayanan Bisnis, Mana Yang Sudah Anda Terapkan?"
Posting Komentar