Komunikasi Organisasi Dan Fatwa Info Berdasarkan Para Ahli

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli - Dalam artikel ini akan menjabarkan wacana Komunikasi Organisasi dan anutan informasi, meliputi: arah aliran, dan muatan komunikasi (load communication). Melalui artikel ini diharapkan bisa menemukan dan memecahkan perkara komunikasi yang terjadi dalam organisasi dengan memakai konsep dan pendekatan dalam komunikasi organisasi.

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi

Tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi yaitu memastikan proses pendistribusian dan penerimaan informasi sanggup berjalan dengan baik pada setiap bagaian yang ada dalam organisasi. Proses ini berafiliasi dengan anutan informasi. Aliran informasi erat kaitannya dengan insan sebagai elemen penting dalam organisasi. Manusia sebagai anggota organisasi melaksanakan pekerjaannya tentu saja dengan memakai komunikasi. Dalam komunikasi tentu saja terjadi anutan informasi, baik dari satu orang ke satu orang lainnya, atau satu ke banyak, dan lain-lain. Proses anutan informasi merupakan proses yang rumit lantaran anutan informasi kuat juga terhadap iklim dan susila organisasi sedangkan biasanya informasi yang seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan menyerupai itu yang terjadi.

Pada sesi sebelumnya kita sudah membahas wacana anutan informasi dalam komunikasi organisasi. Kemudian pada sesi ini kita akan membahas wacana arah anutan informasi dan muatan informasi. Dari sekian banyak hal yang diulas pada komunikasi organisasi, cuilan inilah sanggup dikatakan sebagai inti dari komunikasi organisasi. Hal ini dikarenakan intinya yang dibahas dalam komunikasi organisasi ialah mengenai anutan informasi dan arah anutan dan muatan informasi dalam organisasi.

Pertukaran informasi atau anutan informasi yang didistribusikan oleh tiap insan dalam organisasi merupakan elemen penting dalam acara organisasi. Oleh lantaran itu penting rasanya kita mengetahui dan mempelajari bagaimana organisasi memberikan dan mendapatkan informasi dari cuilan yang satu ke cuilan yang lain, individu satu ke individu yang lain Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa proses anutan informasi merupakan proses yang rumit lantaran hal ini berkaitan dengan rumitnya tingkatan struktur dalam organisasi, sehingga anutan informasi ini sanggup kuat terhadap efisiensi kerja organisasi.

Dalam komunikasi organisasi kita juga membicarakan informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi kebawah); informasi yang bergerak dari suatu jembatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas); informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya (komunikasi horizontal); atau informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati cuilan fungsional yang berbeda (komunikasi lintas saluran).

image source: www.tekara.com

baca juga: 

• Definisi dan Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

• Etika Komunikasi dalam Konteks Organisasi Menurut Para Ahli

• Proses dan Peran Komunikasi Dalam Organisasi

• Sifat dan Pola Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi

Arah Aliran Informasi

Ada empat arah formal anutan komunikasi yaitu : Komunikasi ke bawah, Komunikasi ke atas, Komunikasi Horizontal dan Komunikasi Lintas Saluran. Mari kita coba simak lebih jauh terkait klarifikasi dari masing-masing anutan berikut ini:

Komunikasi ke bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepadan mereka yang berotoritas lebih rendah. Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan pertama informasi mengenai bagaimana melaksanakan pekerjaan, kedua informasi mengenai dasar pemikiran untuk melaksanakan pekerjaan, ketiga informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, keempat informasi mengenai kinerja pegawai, kelima informasi untuk mengembangkan rasa mempunyai tugas.

Tujuan komunikasi ke bawah:

1. Menyediakan instruksi spesifik mengenai kiprah atau pekerjaan dan bagaimana cara melakukannya. Intruksi kerja ini meliputi banyak sekali bentuk menyerupai citra kerja, supervisor guidance, dan banyak sekali instruksi dan perintah.
2. Menyediakan karyawan rasional untuk mengerjakan kiprah atau pekerjaan tertentu dan memahami bagaimana pekerjaan tersebut terkait dengan pekerjaan lainnya.
3. Untuk menyediakan data yang dibutuhkan menyerupai prosedur, kebijakan dan praktek-praktek yang dilakukan oleh organisasi.mengenai prosedur, kebijakan, dll perlu di sosialisasikan lantaran ini erat kaitannya dengan iklim organisasi.
4. Menyediakan umpan balik kinerja untuk karyawan mengenai apa yang telah mereka lakukan. Dalam informasi, umpan balik sanggup dikategorikan penting, apalagi hal ini berkenaan dengan kemajuan karir seseorang. Umpan balik juga dibutuhkan untuk karyawan untuk mengerti prediksi kesempatan karirnya termasuk didalamnya pembinaan atau pengembangan apa yang harus diikuti untuk memenuhi hal tersebut.
5. Menyediakan informasi yang akan mengakibatkan kepercayaan serta keyakinan pada misis dan pemahaman terhadap tujuan organisasi.

Persepsi karyawan mengenai komunikasi ke bawah

Dalam penelitian yang dilakukannya, Gibson (1986) menemukan tanda-tanda bahwa kalau karyawan merasa mereka tidak mendapatkan informasi yang cukup maka ia akan merasa terasingkan dari organisasinya. Mereka merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan tersebut tidak berarti atau tidak penting. Sebaliknya kalau mereka mendapatkan informasi yang cukup maka mereka akan menjadi lebih produktif. Selain itu berdasarkan Gibson karyawan lebih bahagia mendapatkan informasi dari atasan eksklusif atau melalui rapat dengan manajemen.

Model Komunikasi

Ada dua metode yang dipakai dalam komunikasi ke bawah yaitu :

1. Komunikasi ekspresi mempunyai kelebihan dalam hal kecepatan. Informasi sanggup cepat dan eksklusif tersedia melalui komunikasi lisan. Komunikan dalam hal ini bawahan akan merasa puas lantaran administrasi menyediakan waktu untuk berbicara dengannya secara personal. Biasanya pesan yang disampaikan secara personal menyerupai ini akan lebih diperhatikan.

Dalam komunikasi ekspresi terdapat distorsi komunikasi. Distorsi sanggup terjadi disengaja atau tidak disengaja. Distorsi yang disengaja dalam komunikasi kebawah ialah lantaran dua hal besar yaitu lantaran atasan kurang bahagia menawarkan umpan balik dan yang kedua ialah lantaran atasan tidak tega dalam memberikan pesan atau kabar buruk.

Distorsi yang tidak disengaja biasanya lantaran kebimbangan atasan untuk memberikan atau tidak memberikan pesan. Kebimbangan menawarkan umpan balik disebabkan lantaran dua hal yaitu status dan kompetisi. Status dalam arti atasan disatu sisi ialah keharusan ia menawarkan perintah lantaran ia ialah atasan tetapi di sisi lainnya ia ingin merasa bahwa yang ada di bawahnya ialah mitra atau sesama karyawan. Keengganan yang dipicu oleh kompetisi ialah rasa takut bersaing dengan bawahan lantaran persaingan merupakan hal yang biasa terjadi dalam organisasi. Gorden Lippit dalam Gibson menerangkan hal-hal yang menciptakan komunikasi ke bawah kurang berhasil diantaranya ialah lantaran kurangnya komunikasi dua arah, waktu yang kurang tepat, formalisasi yang berlebihan, atasan tidak asensitif atas isu yang terjadi, atasan yang defensi, dll.

2. Metode tulis dalam komunikasi ke bawah ialah lebih formal, permanen/tetap dan yang paling sering digunakan. Kekurangannya ialah terlalu banyaknya memo yang disampaikan menciptakan karyawan bosan, resah atau akan menjadi apatis terhadap pesan tertulis yang hingga padanya. Namun metode tulis ini sanggup mengingatkan karyawan wacana suatu pesan dan membuatnya bisa membacanya berulang-ulang untuk lebih memahami pesan tersebut. Metode tulis juga sanggup mengurangi distorsi atas ketidak percayaan terhadap informasi yang disampaikan secara lisan. 

Berikutnya, metode ini sanggup dipakai sebagai data rekam formal dan sanggup dipakai dimasa datang.

3. Tulisan diikuti lisan

4. Lisan diikuti tulisan

Berikut ini ialah citra mengenai pemanfaatan kedua metode dalam organisasi

Situasi	Paling Efektif	Paling Tidak Efektif
Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan secara pegawai	Lisan di ikuti tulisan	Tulisan saja
Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang	Tulisan saja	Lisan saja
Penyampaian informasi yang bersifat umum	Tulisan saja	Lisan saja
Penyampain instruksi atau pemerintah perusahaan	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia eksklusif anda	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Promosi kampanye keamanan	Lisan di ikuti tulisan	Lisan saja
Pemberian kebanggaan kepada pegawai atas prestasi kerjanya	Lisan di ikuti tulisan	Tulisan saja
Pemberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya	Lisan saja	Tulisan saja
Penyelesaian perselisihan diantara para pegawai mengenai perkara kerja	Lisan saja	Tulisan saja

Ada 6 kriteria yang sering dipakai untuk menentukan metode penyampaian informasi kepada para pegawai, yaitu:

1. Ketersediaan, metode yang tersedia cenderung dipergunakan dan sanggup ditambahkan untuk suatu acara keseluruhan yang lebih efektif.
2. Biaya, metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi yang nilai rutin dan tidak mendesak
3. Pengaruh, metode yang sepertinya memberi imbas lebih sering dipilih dari pada metode yang baku
4. Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan akan lebih dipilih
5. Respons, metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau dibutuhkan respons khusus terhadap informasi
6. Keahlian, metode yang sepertinya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan mendapatkan untuk memahaminya cenderung lebih dipilih

Berdasarkan perkiraan bahwa komunikasi kebawah sanggup memperbaiki kinerja maka seharusnya atasan mau memperbaiki kemampuan komunikasinya.

Komunikasi ke atas (Upward Comunication)

Komunikasi keatas dalam komunikasi organisasi berarti bahwa informasi mangalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ketingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup:

1. Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi dipekerjaan, seberapa jauh pencampaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan perkara lainnya yangs serupa
2. Maslah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab
3. Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan
4. Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya dan perkara lainnya yang serupa

Komunikasi keatas penting lantaran beberapa alasan:

1. Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
2. Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan siap mendapatkan informasi dan seberapa baik bawahan mendapatkan apa yang dikatakan kepada mereka
3. Mendorong, memungkinkan, omelan dan keluh-kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling akrab dengan operasi-operasi sebenarnya
4. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi
5. Mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari anutan informasi ke bawah
6. Membantu pegawai mengatasi perkara pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut

Ada empat hal yang harus dikomunikasikan keatas:

1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan mengenai prestasi, kemajuan , dan planning masa depan
2. Menjelaskan perkara kerja yang belum dipecahkan dan mungkin memerlukan bantuan
3. Memberikan saran untuk perbaikan dalam unit-unit atau dalam keseluruhan organisasi
4. Mengungkapkan perasaan pikiran wacana pekerjaan mereka, rekan kerja, organisasi

Pada kenyataannya komunikasi ke atas tidaklah mudah, karna disebabkan oleh banyak sekali factor diantaranya sebagai berikut:

1. Kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada perkara pegawai
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dipat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan

Adapun solusi untuk mengatasi hambatan komunikasi ke atas yaitu sebagai berikut:

1. Harus direncanakan
2. Berlangsung secara berkesinambungan
3. Menggunakan kanal rutin
4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah
5. Mencakup dan mendengarkan secara objektif
6. Mencakup tindakan untuk mengatasi masalah
7. Menggunakan banyak sekali media dan metode untuk meningkatkan anutan informasi

Komunikasi Horisontal/Lateral

Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat didalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Adapun tujuan komunikasi horizontal dalam sebuah organisasi diantaranya sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan penugasan kerja.
2. Berbagi informasi mengenai planning dan kegiatan
3. Untuk memecahkan masalah
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
6. Menumbuhkan dukungan antar personal

Tipe dari komunikasi horizontal ini ialah biasanya kurang formal dibandingkan komunikasi ke atas. Biasanya dalam komunikasi ini melibatkan komunikasi antar anggota dari pada dengan atasan. Biasanya komunikasi ini disampaikan melalui telepon, even sosial menyerupai gathering, rapat dan pertemuan, kelompok kerja. Komunikasi menyerupai ini juga sanggup disampaikan secara tertulis melalui memo informal antar mereka dan sanggup juga dibangun melalui media produktivity invorment group.

Berbagai penelitian menyebutkan bahwa komunikasi semacam ini lebih efektif di bandingkan komunikasi yang lain tetapi tetap saja ada kekurangannya yaitu menjadikan struktur ke atas lemah dan berkurangnya mekanisme filter. Komunikasi horizontal ini juga mempunyai adanya distorsi. Distorsi yang disengaja muncul bersamaan dengan gosip atau rumor yang biasanya memang muncul dalam komunikasi horizontal. Misalnya cuilan penjualan sering menilai cuilan produksi lambat dalam memproduksi barang sementara pesanan sudah banyak. Hal ini diakibatkan oleh ketidak tahuan atau ketidak mau tahuan pihak penjualan wacana perkara yang dihadapi cuilan produksi, contohnya perkara kurangnya modal, bahan,dll.

Distorsi yang tidak disengaja terjadi lantaran karyawan cenderung menggantikan komunikasi vertikal dengan komunikasi horizontal.hal ini terjadi karen karyawan lebih nyaman berkomunikasi dengan kawannya dari pada dengan atasan. Menjadikan komunikasi yang kurang terkontrol.

Komunikasi lintas saluran

Dalam kebanyakan organisasi, muncul cita-cita pegawai untuk menyebarkan informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka misalnya, bagian-bagian menyerupai teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan, planning persiapan, kegiatan koordinasi, dan menciptakan nasehat kepada manager mengenai pekerjaan pegawai disemua cuilan organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang diawasi dan mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Mereka tidak mempunyai otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun, mereka mempunyai mobilitas tinggi dalam oraganisasi; mereka sanggup mengunjungi cuilan lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal.

Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas – kanal lantaran biasanya tanggung jawab mereka muncul diberbagai rantai otoritas perintah dan jaringan yang berafiliasi dengan jabatan. Unit pembinaan dan pengembangan, misalnya, berafiliasi dengan produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, dan teknik juga dengan pelanggan,untuk pembinaan pelanggan. Spesialis staf sering berafiliasi dengan administrasi puncak, yang memungkinkan mereka memperpendek rangkaian sistem otoriter.

Karena terdapat banyak komunikasi lintas- kanal yang dilakukan seorang andal staf dan orang-orang lainnya yang perlu berafiliasi dalam rantai-rantai perintah yang lain, dibutuhkan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas- saluran. Sebagai mana yang dikatakan oleh Keith Davis, bahwa untuk memperkokoh peranan komunikasi seorang andal staf maka perlu menerapkan tiga prinsip sebagai berikut :

1. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
2. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi meraka.
3. Manajemen harus menyadari peranan seorang andal staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.

Penyebaran pesan komunikasi sanggup dikatakan efektif apabila didengar dan ipahami, dipercaya , dan dilakukan. Kualitas, kuantitas informasi dan penyebaran pesan dipengaruhi oleh rantai atau mengalirnya informasi, dimana kita tahu bahwa informasi hingga ke bawah bisa dalam bentuk serentak atau berturutan. Distorsi pesan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator memberikan pesan. Dalam komunikasi ini untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, kakurasian dan kelengkapan informasi harus dijaga. Mengecek kembali sumber atau asal informasi sanggup juga dilakukan untuk mengurangi distorsi.

Muatan Komunikasi (Communication Load)

Muatan Infomasi diapahami sebagai jumlah dan kompleksitas pesan yang diterima oleh individu, unit kerja, departemen atau organisasi secara keseluruhan”

Underload	Overload
Terjadi apabila karyawan menarik diri dari jaringan komunikasi yang ada di organisasi	Terjadi dikala seseorang, sistem atau organisasi tidak sanggup memproses jumlah informasi yang ia terima
Underload sanggup terjadi karena: 1. Staff terlalu lelah mengulang pertanyaan-pertanyaan yang sama, yang karenanya menciptakan mereka malas menawarkan informasi. 2. Masalah keterlibatan personal antar individu, bawahan sering tidak menawarkan masukan ke atas lantaran secara personal takut berafiliasi dengan atasan, kontak antar individu yang sangat sulit sehingga mustahil saling bertukar pesan, perbedaan kepribadian antar satu dengan yang lain. 3. Di satu sisi ada yang sangat ambisius dan sangat energik, sehingga load pesan darinya (menurutnya pas) tetapi pihak lain menganggap underload, kanal yang dipakai sangat jelek dan dedesain kurang efektif	Overload terjadi karena: 1. Kualitas pesan yang disampaikan terlalu kompleks sehingga orang yang mendapatkan tidak sanggup memanfaatkan pesan tersebut. 2. Atau secara kuantitas volume pesan yang diterima oleh satu daerah dalam satu waktu terlalu besar sehingga tidak sanggup ditampung
Underload Jika: 1. Organisasi mengabaikan manusia 2. Karyawan tidak terlibat dalam pembicaraan informal organisasi 3. Tidak ada pengendali komunikasi 4. Saluran komunikasi buntu 5. Jarak fisik 6. Pekerjaan yang terlalu padat 7. Kualitas keputusan tidak memuaskan 8. Kurang terampil berkomunikasi	Overload Jika: 1. Penyebab hampir sama (kebalikannya) 2. underload mengakibatkan keterasingan, kurangnya motivasi dan perilaku acuh 3. overload akan mengakibatkan stress tinggi, resah dan kesalahan
Antisipasi Overload 1. Merangkul dan memberi kiprah insan yang ada di dalam organisasi 2. Memberikan dan melibatkan dalam pembicaraan-pembicaraan informal dalam organisasi 3. Harus ada pengendali yang bias menarik karyawan untuk berkomunikasi dan berinteraksi 4. Mengurangi jarak fisik 9. Memberikan waktu luang biar karyawan sanggup berkomunikasi dan berbaur 10. Memperbaiki kualitas keputusan, sehingga sanggup menawarkan motivasi kepada karyawan 11. Memberikan kesempatan berkomunikasi, sehingga karyawan terbiasa dalam memberikan pendapat/informasi kepada orang lain.	Antisipasi Overload Pesan yang disampaikan harus mempunyai isi yang cukup untuk memproduksi outcome yang diharapkan. Pesan harus memuat informasi yang “outstanding” tetapi jangan tercemar dengan pesan yang tidak sanggup dipahami

Untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, keakurasian, dan kelengkapan informasi harus dijaga. Dalam hal ini para anggota harus bisa menjadi para pengulang pesan yang baik. Jangan menyembunyikan informasi dan mengurangi/menghindari distorsi informasi. Hal ini bukan hanya untuk menghindari munculnya hambatan informasi dalam organisasi tetapi juga untuk menghindari ketidakpastian informasi terhadap semua pihak yang terlibat dalam organisasi. Kita harus mengecek kembali atas atau sumber informasi, dan kita sanggup menilai validitas informasi yang beredar atau hingga kepada kita. Hati-hati terhadap kesimpulan yang berasal dari opini dan bukan fakta.

Sekian artikel tentang Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2001, Strategic Organizational Communication in a global Economy, Harcourt, USA
• Miller, Katherine 2003, Organizational Communication Approaches and Process, Wadsworth, USA
• Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung

Sumber http://blogpsikologi.blogspot.com/

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: