Mengenal Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Klarifikasi Dan Misalnya Dengan Benar

Surat ialah suatu sarana komunikasi untuk memberikan informasi dalam bentuk goresan pena pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat beberapa unsur, diantaranya :

1. Pengirim surat, yaitu pihak yang memberikan pesan
2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
3. Penerima surat, yaitu pihak yang mendapatkan pesan
4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

Surat dipakai untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi informasi atau informasi dari pengirim surat kepada pembaca surat yang dituju. Fungsi surat juga untuk memberikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.

Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi contohnya ibarat kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan.

Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail.

Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, contohnya ibarat kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bagian-bagian surat pada surat resmi dan ibarat apa contohnya? untuk lebih jelasnya silahkan bacar artikel ini hingga dengan selesai.

Mengenal Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan dan Contohnya

Sesuai dengan yang saya jelaskan diatas terang seklai fungsi surat itu sangat penting tentunya untuk menjalin suatu komukasi secara nonverbal untuk setiap instansi, namun terkadang masih saja ada yang mengabaikan pentingnnya surat menyurat ini, sehingga dalam pembuatannya tidak mengikuti kaidah2 yang telah ditetapkan.

Sesuai judul yang saya ambil pada artikel kali ini, Mengenal Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan dan Contohnya dengan benar maka saya akan menguraikannnya satu persatu sehingga lebih gampang untuk dipahami.

Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan 

Berikut ini  ada 11 bagian-bagian surat resmi beserta klarifikasi dan contohnya yang akan saya jelaskan pada setiap bagiannya dengan memperlihatkan contoh, di antaranya mencakup kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat dan nama pengirim surat.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat ialah kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor forum pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari forum atau organisasi pengirimnya.

Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut

• Nama lembaga
• Logo/lambang lembaga
• Alamat lembaga
• Nomor telepon lembaga
• Kode pos dan fax forum (jika ada)
• Alamat email dan website forum (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat berikutnya ialah daerah dan tanggal surat. Pencatuman daerah dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.

Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali kalau sudah ditulis di alamat instansi pada bab kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim.

Cara penulisan daerah dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, kemudian bulan dan tahun.

Contoh penulisan daerah tanggal surat :

Bandung, 2 Februari 2019

Tasikmalaya, 3 Februari 2019

Garut, 4 Februari 2019

3. Nomor Surat

Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.

Penggunaan nomor surat biasanya mencakup nomor urut penulisan surat, arahan surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat ialah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

Penempatan nomor surat diadaptasi degan bentuk dan sistem penulisannya. Nomor surat sanggup diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta sanggup juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.

Contoh penulisan nomor surat :

044/BNS/01/08/2017

120/SMK/X/2018

4. Lampiran yang Disertakan

Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bab lampiran ditiadakan.

Penulisan lampiran yang disertakan sanggup disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan kalau tidak ada lampiran sanggup ditulis tanda penghubung atau tanda minus.

5. Hal/Perihal

Bagian-bagian surat resmi berikutnya ialah bab hal atau perihal. Fungsi bab hal dalam surat ialah memberi petunjuk pada pembaca wacana kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul.

Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan aksara kapital keseluruhannya, tapi pada aksara pertama kata utamanya saja. Di selesai hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bab surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bab dalam kertas surat.

Pada alamat di bab sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bab dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan memakai kata-kata ibarat ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat :

Bisa memakai kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang dikirim surat sanggup berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.

Bisa memakai sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang yang dituju.

Di selesai tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.

Dianjurkan menyertakan arahan pos untuk memudahkan pengiriman surat pada yang dituju.

Contoh penulisan alamat tujuan surat :

Yth. Direktur PT Alam Dunia

Jalan Air Panas No. 15

Surabaya

Yth. Bapak Susilo

Kepala Sekolah Sekolah Menengah kejuruan 1 Bandung

Jalan Aspal No. 26

Kabupaten Bandung

PT Raja Naga Sentosa

Jalan Pahlawan No. 120

Garut 44161

Jawa Barat

7. Salam Pembuka

Bagian surat berikutnya ialah bab salam pembuka. Fungsi salam pembuka ialah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai tabiat sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan aksara kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka :

Dengan hormat,

Assalamualaikum wr. wb,

Selamat pagi,

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bab inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau forum yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bab yakni bab pembuka, bab inti dan bab penutup.

Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk mengetahui isi dan informasi yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok dilema atau informasi sudah tertera dalam bab pembuka ini dan akan lebih dijelaskan di bab inti.

Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bab inti semoga pesan surat sanggup tersampaikan pada pembacanya.

Bagian epilog pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu epilog juga sanggup berisi cita-cita atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.

Bagian epilog merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bab epilog menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian epilog hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9. Salam Penutup

Bagian salam epilog berada pada bab selesai surat. Salam epilog dipakai sebagai ucapan salam selesai untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali aksara kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh salam epilog :

Hormat kami,

Wassalamualaikum wr.wb,

Terima kasih,

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bab bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum ialah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bab surat yang memperlihatkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat mempunyai tembusan.

Demikian artikel saya kali ini Mengenal Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan dan Contohnya dengan benar semoga sanggup menjadi rujukan Dalam kaidah penulisan surat dimana memanga terdapat beberapa format dan struktur surat resmi yang harus dipenuhi, meski tidak semua bab surat harus ada, terutama untuk surat yang tidak resmi namun hal ini tetaplah menjadi sangat penting untuk kita pahami

Semoga bermanfaat khusunya buat soabt prakta semua dan menjadi ilmu yang bermanfaat. Silahkan kunjungi terus blog praktakita untuk artikel lainnya. Terima kasih.

Sumber http://prakatakita.blogspot.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: